Créer une facture Factur-X depuis Excel : import direct ou export PDF

Pourquoi votre facture Excel ne suffira plus

Une facture faite dans Excel, envoyée en PDF, reste valable aujourd’hui. À partir du 1er septembre 2027, les micro-entreprises et les PME devront émettre leurs factures à des entreprises françaises sous forme électronique, via une plateforme agréée. S1 Un PDF « image » ne suffit plus : la facture doit contenir des données structurées.

Factur-X répond à ce besoin : c’est un PDF lisible (au format PDF/A-3) qui embarque un fichier XML lisible par les logiciels. S6 Excel ne sait pas produire ce XML. Deux voies s’offrent à vous pour y arriver sans changer d’outil.

Deux voies : import direct ou export PDF

Voie 1 : déposer directement le fichier .xlsx ou .csv

C’est la plus simple. Vous déposez votre classeur tel quel sur la page convertir une facture Excel en Factur-X :

• avec notre modèle de facture Excel gratuit, chaque colonne correspond à un champ du Factur-X : le fichier est importé sans lecture automatique, donc rien n’est deviné ;
• avec votre propre classeur, chaque feuille qui ressemble à une facture est lue comme une facture (un onglet catalogue, tarifs ou notes est ignoré) ; les informations lues sont surlignées et vous les vérifiez une à une.

Dans les deux cas, le PDF de votre Factur-X utilise notre mise en page standard, qui reprend toutes les informations vérifiées.

Voie 2 : exporter la feuille en PDF, puis convertir le PDF

Si vous tenez à la présentation de votre facture, exportez la feuille en PDF (Fichier › Enregistrer sous › PDF, « Feuille active ») puis déposez ce PDF. Le détail, menu par menu : Factur-X depuis Excel.

Le piège des arrondis

C’est la première cause d’erreur sur une facture Excel. Une cellule affiche 33,33 mais contient 33,3333 : la somme des cellules affichées ne tombe plus juste au centime. Or les contrôles d’une facture électronique (norme EN 16931) vérifient au centime que les totaux correspondent à la somme des lignes. S6

• calculez chaque ligne avec =ARRONDI(quantité*prix;2) ;
• faites la somme de ces montants arrondis, pas des valeurs brutes ;
• calculez la TVA sur le total HT de chaque taux, puis arrondissez-la au centime.

Les erreurs correspondantes : BR-CO-10, somme des lignes incohérente et BR-CO-15, total TTC différent de HT + TVA. Avec l’import direct, nous recalculons les totaux à partir des lignes : un écart avec vos propres totaux vous est signalé avant la génération.

TVA : un taux par ligne, ou la franchise

Chaque ligne porte son taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 % ou 2,1 %). Dans le modèle, saisissez le taux tel quel : « 20 » et « 20 % » sont compris. Si vous êtes en franchise en base, indiquez-le une fois dans l’onglet « Vendeur » : la mention « TVA non applicable, art. L. 223 et s. du CIBS » est alors ajoutée. S2

Si vous facturez des prestations de services et avez opté pour le paiement de la TVA d’après les débits, cette option devient une mention obligatoire au 1er septembre 2027 : le modèle prévoit une colonne pour l’indiquer. S2

Les avoirs

Une facture payée ne se modifie pas : toute correction ou annulation passe par une facture d’avoir, qui porte son propre numéro. S2 Dans le modèle, choisissez le type « Avoir » dans l’onglet « Factures » et indiquez le numéro et la date de la facture d’origine. Saisissez les montants en positif : c’est le type qui signale le remboursement, et le Factur-X le marque comme avoir.

Les mentions de 2027 dans votre classeur

Au 1er septembre 2027, quatre mentions s’ajoutent pour les PME et micro-entreprises : le SIREN du client s’il s’agit d’une entreprise, la catégorie de l’opération (biens, services ou les deux), l’option pour la TVA d’après les débits le cas échéant, et l’adresse de livraison si elle diffère. S2 Ajoutez-les à votre classeur dès maintenant, ou partez du modèle qui les prévoit. Le détail : mentions obligatoires d’une facture en 2027.

Plusieurs factures dans un même fichier

Avec le modèle, une ligne de l’onglet « Factures » correspond à une facture, jusqu’à 20 par fichier. Avec votre propre classeur, chaque feuille qui ressemble à une facture en est une ; si aucune ne l’est clairement, la feuille active est lue. Plusieurs factures sont converties en lot : il faut alors un compte, gratuit, par lien magique. Au-delà de vos conversions restantes, les premières factures du fichier sont importées et les autres vous sont signalées. Chaque Factur-X téléchargé compte pour une conversion.