Transformer une facture PDF en Factur-X : ce qui change, étape par étape

PDF ou Factur-X : ce qui change dans le fichier

Votre facture PDF est une image de facture : un humain la lit, un logiciel doit deviner ce qu’elle contient. Un Factur-X garde la même apparence, mais ajoute à l’intérieur du PDF un fichier XML structuré, factur-x.xml, qui donne chaque information dans un champ prévu pour elle : numéro, dates, SIREN, lignes, taux de TVA, totaux. S6

Le PDF lui-même change aussi de forme : il devient un PDF/A-3, la variante du PDF faite pour l’archivage qui autorise les pièces jointes. S6

Pourquoi « enregistrer en PDF/A-3 » ne suffit pas

C’est l’erreur la plus fréquente. Exporter sa facture en PDF/A-3 depuis Word ou un logiciel de PDF produit bien un conteneur PDF/A-3, mais vide de données : il n’y a pas de XML dedans. Le fichier n’est pas un Factur-X, et un vérificateur le signale comme un PDF ordinaire.

Il faut donc deux choses à la fois : les données de la facture écrites en XML selon la norme, et ce XML joint correctement au PDF/A-3, avec les métadonnées qui annoncent le profil et la version. S6

Les 4 étapes d’une transformation PDF → Factur-X

1. Lire les informations de la facture

Un convertisseur commence par lire votre PDF : vendeur, client, numéro, date, lignes, TVA, totaux. Pour un PDF exporté d’un logiciel ou d’un tableur, le texte est lisible directement. Pour un scan ou une photo, il faut une lecture d’image, plus sujette aux erreurs.

2. Vérifier et compléter

C’est l’étape qui fait la différence entre un fichier juste et un fichier faux. Une lecture automatique peut confondre deux montants, ou ne pas trouver une information absente du PDF (le SIREN du client, la catégorie de l’opération). Un bon outil vous montre ce qu’il a lu et ce qui manque, avant de générer quoi que ce soit.

3. Produire le XML au bon profil

Les données vérifiées sont écrites en XML selon la syntaxe CII et un profil Factur-X. Pour le format mixte, le texte issu de l’arrêté du 27 juillet 2026 cite les profils EN 16931 et EXTENDED-CTC-FR ; le profil MINIMUM, qui ne porte ni les lignes ni le détail de la TVA, n’y figure pas. S5 S87 Vérifiez donc le profil produit par l’outil que vous utilisez.

4. Assembler et contrôler

Le XML est joint au PDF/A-3, puis le fichier final est contrôlé : schéma XSD, règles EN 16931 (totaux, TVA, mentions) et conformité PDF/A-3. Le détail de ces contrôles : tester et valider un Factur-X.

Convertisseur gratuit ou payant ?

Plusieurs outils transforment un PDF en Factur-X gratuitement, à l’unité. La différence se joue sur le profil produit, la vérification humaine avant génération, le contrôle du fichier final, et le volume (lot, Excel, API). Nous avons relevé les offres, y compris celles des autres, sans affiliation : convertisseur Factur-X gratuit ou payant, le comparatif.

Chez Factusur, la conversion d’un PDF, d’un JPG ou d’un PNG est gratuite dans la limite des conversions mensuelles, et produit le profil EN 16931 de Factur-X 1.09.2. Si vos factures sont dans un tableur, la voie directe est décrite dans créer une facture Factur-X depuis Excel.

Et après : où envoyer le Factur-X ?

Le Factur-X est un fichier, pas un envoi. Pour une entreprise en France, une facture électronique doit transiter par une plateforme agréée, dont la liste officielle est publiée par l’administration. S10 Selon votre situation :

• client du secteur public : Chorus Pro accepte le dépôt d’une facture au format Factur-X, voir déposer un Factur-X sur Chorus Pro ; S30
• client entreprise : importez le fichier dans votre plateforme agréée, si elle documente l’import ; les modalités relevées plateforme par plateforme sont sur déposer votre Factur-X sur votre plateforme ;
• avant votre obligation d’émission (1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises), l’envoi par e-mail reste possible.